Uma parte considerável do trabalho dos advogados é a extração de informações de documentos. Ainda que a história contada pelos clientes seja muito importante, as informações que vão para acordos ou processos são aquelas extraídas dos documentos.
No escritório, temos um lema: informações vêm de documentos e não de narrativas.
Por isso, existem providências que podem ajudar e muito o andamento dos trabalhos entre o cliente e o advogado e, claro, diminuir o tempo para a solução da sua demanda.
Quais documentos são sempre necessários?
Aqui estamos sempre falando de advocacia de família e sucessões. Por isso, existem documentos que são essenciais e você já pode separar para consultar ou contratar um advogado:
– Documento de identificação
– Comprovante de residência atualizado
– Certidão de estado civil: nascimento para os solteiros e casamento para os casados, divorciados e viúvos. Neste post tem todas as informações sobre certidões.
– Documento de identificação e certidão de nascimento dos filhos
– Declaração de imposto de renda
– Matrícula e IPTU/ITR dos imóveis
– CRLV dos veículos
– Saldos bancários
Documentos físicos ou digitais?
Hoje os processos tramitam digitalmente no Poder Judiciário. Por isso, salvo raras exceções, todos os documentos podem e devem ser digitais. Até recentemente, havia uma hierarquia entre documentos digitalizados e documentos “originais”. Isso hoje pouco faz sentido.
Se você quiser adiantar o trabalho, organize seus documentos de maneira digital.
Pode acontecer da pessoa não ter como providenciar os documentos de maneira digital. Se isso acontecer e você tiver que entregar documentos físicos, faça um breve protocolo de entrega, especificando o que foi. Se o advogado for digitalizá-los, peça que os devolva imediatamente. O advogado deve tomar o mesmo cuidado de devolver sob protocolo.
Como digitalizar documentos?
Além de digitais, os documentos devem estar legíveis, em tamanho adequado e tipos de arquivo. Por isso, anote essas dicas:
– Nada de fotos tortas e distantes de documentos no WhatsApp. Se for enviar fotos tiradas pelo celular, coloque em uma superfície adequada, lisa e que dê contraste. Centralize o documento e tenha certeza de que ele está inteiro na foto.
– Documentos de várias páginas devem ser organizados. Fotos picadas podem causar informações equivocadas.
– Se quiser ajudar um pouco mais, saiba que os documentos são usados em formato pdf. Por isso, o ideal é fazer o arquivo em pdf usando aplicativos de tratamento da imagem e disponibilização nesse formato. Por exemplo, CamScanner.
– Os sistemas dos tribunais, em regra, vão aceitar arquivos de até 5Mb.
Como organizar provas
Se além dos documentos básicos, você está preparando provas sobre algum assunto, lembre-se de organizá-las.
Por exemplo, se você está separando fotos para provar uma união estável, indique a data, as pessoas que estão presentes na foto, a ocasião. Neste post eu trato das provas da união estável.
Se as provas são para ação de alimentos, fique atento para separar as despesas das crianças de um mês. Não adianta as atividades extracurriculares de fevereiro e os gastos de alimentos de maio. Eu também já deixei a questão das provas da pensão alimentícia no site.
É claro que seu advogado pode te ajudar na organização das provas. Aliás, ele vai fazer isso. Mas quando as provas já chegam bem planejadas, o trabalho fica mais ágil e com muito mais chances de sucesso.
