Tem uma frase que aparece muito em cartórios, bancos, repartições públicas e até em conversas com advogados: “precisa autenticar o documento”.
Mas autenticar o quê?
O documento em papel? O arquivo em pdf? A assinatura digital? A cópia impressa de um processo eletrônico? O documento extraído do PJe? A peça do eproc?
No mundo físico, a resposta parecia mais simples. Existia um papel, uma assinatura feita à caneta, um carimbo, uma cópia xerox e alguém no cartório dizendo que aquela cópia conferia com o original.
No mundo digital, tentar resolver tudo com a mesma lógica do papel costuma criar exigências sem sentido. E pior: muita gente acaba gastando tempo, dinheiro e paciência para cumprir uma exigência que, tecnicamente, nem existe.
Vamos organizar isso!
O que é um documento físico?
Documento físico é aquele que existe em suporte material: papel, certidão impressa, contrato assinado à caneta, escritura em papel, diploma impresso, recibo manual.
É o documento que você guarda em uma pasta, leva ao cartório, tira cópia, reconhece firma, apresenta no balcão.
No documento físico, a conferência costuma acontecer olhando para elementos também físicos: assinatura, carimbo, selo, papel, timbre, rubrica, número do livro, número do registro.
Isso não quer dizer que todo documento físico seja verdadeiro. Quer dizer apenas que ele nasceu e existe em suporte material.
O que é um documento digital?
Documento digital é aquele que nasce no meio digital.
Ele não é “um papel escaneado”. Ele já foi criado eletronicamente.
É o caso de uma certidão emitida em pdf por um sistema oficial, um contrato assinado eletronicamente, uma decisão judicial assinada em processo eletrônico, uma declaração emitida por plataforma pública, uma nota fiscal eletrônica.
O Conselho Nacional de Justiça diferencia documento digital de documento digitalizado: documento digital é o originalmente produzido em meio digital; documento digitalizado é a reprodução digital de algo que nasceu fora do digital.
Essa diferença é muito importante.
Um documento digital pode ser original mesmo que nunca tenha existido em papel. A Medida Provisória 2.200-2 (ainda em vigor) instituiu a ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) justamente para garantir autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos eletrônicos e transações eletrônicas seguras.
Portanto, não faz sentido dizer que um documento é “menos original” só porque está em pdf.
A pergunta correta não é: “cadê o papel?”. A pergunta correta é: “qual é o meio de verificar a origem, a integridade e a autenticidade deste documento?”.
O que é um documento digitalizado?
Documento digitalizado é a imagem digital de um documento físico.
É o contrato assinado à caneta e escaneado. É a certidão em papel fotografada. É o recibo físico transformado em pdf. É a carteira de identidade que você colocou em um aplicativo de scanner.
A digitalização facilita muito a vida. Hoje os processos judiciais tramitam, em regra, eletronicamente. O próprio CPC admite força probatória a reproduções digitalizadas juntadas aos autos por órgãos da Justiça, Ministério Público, Defensoria, procuradorias, repartições públicas e advogados, ressalvada a alegação fundamentada de adulteração.
Mas atenção: digitalizar não é a mesma coisa que transformar automaticamente o papel em “original digital”.
A digitalização cria uma cópia digital do documento físico. Em alguns casos, pode ser necessário guardar o original físico. Em outros, pode ser necessário fazer autenticação digital por tabelionato. Em outros, basta a juntada regular no processo eletrônico.
Depende do documento, da finalidade e de quem está exigindo.
O que é um documento original?
Aqui está uma das maiores confusões.
No mundo físico, muita gente aprendeu que “original” é o papel com assinatura de caneta.
Mas no mundo digital isso é insuficiente. Original é o documento na sua fonte legítima.
Se uma certidão nasceu em meio eletrônico, com código de validação, QR Code ou assinatura digital, o original pode ser aquele arquivo eletrônico. A impressão desse arquivo pode ser apenas uma representação em papel.
Se uma decisão judicial foi assinada eletronicamente dentro de um processo eletrônico, o documento original está no sistema, com assinatura e mecanismos de conferência. O papel impresso não é “mais original” do que o arquivo digital.
A Lei 11.419/2006, que trata da informatização do processo judicial, diz que documentos produzidos eletronicamente e juntados aos processos eletrônicos com garantia de origem e de seu signatário são considerados originais para todos os efeitos legais.
Esse é o ponto central: no processo eletrônico, o original não mora no balcão da secretaria. Mora no sistema.
O que significa autenticar um documento físico?
Na linguagem comum, “autenticar documento” costuma significar levar uma cópia ao cartório para que o tabelião confirme que ela confere com o documento apresentado.
É a famosa cópia autenticada.
Mas é importante separar as coisas.
Autenticar cópia não é reconhecer firma. Reconhecer firma é confirmar a assinatura de alguém. Autenticar cópia é confirmar que aquela reprodução corresponde ao documento apresentado.
Também é importante lembrar: o cartório não está dizendo que o conteúdo do documento é verdadeiro em todos os sentidos. Ele está dizendo que aquela cópia confere com o documento que lhe foi apresentado, dentro dos limites do ato praticado.
Essa lógica fazia muito sentido quando tudo circulava em papel.
Você tinha um documento original físico, tirava uma cópia, e alguém precisava confiar que aquela cópia não tinha sido adulterada.
O que significa autenticar um documento digital?
Aqui começa a mudança de mentalidade.
“Autenticar documento digital” pode significar coisas diferentes.
Pode significar (i) validar uma assinatura digital; (ii) conferir um código de autenticidade no site emissor; (iii) acessar um QR Code; (iv) verificar um documento em uma plataforma oficial; ou (v) praticar um ato notarial eletrônico em ambiente próprio.
A Lei 14.063/2020 diferencia tipos de assinatura eletrônica e reconhece a assinatura eletrônica qualificada como aquela que utiliza certificado digital nos termos da MP 2.200-2.
Além disso, o e-Notariado foi estruturado pelo CNJ para a prática de atos notariais eletrônicos, com mecanismos próprios de assinatura, conferência e autenticidade.
Então, diante de um documento digital, a pergunta prática é outra.
Onde este documento pode ser conferido?
Pode ser (i) no site do tribunal; (ii) no portal do órgão emissor; (iii) no verificador de assinaturas; (iv) no sistema do cartório; e (v) no próprio documento, por QR Code, código verificador, CRC ou chave de acesso.
O que não dá é tratar todo PDF como se fosse uma xerox velha esperando um carimbo.
Como era a autenticação de documentos processuais no processo físico?
Na época do processo físico, os autos eram uma pasta de papel.
Se alguém precisava levar uma cópia de uma peça processual para outro lugar, podia pedir cópia autenticada na secretaria da vara. A secretaria conferia a cópia com os autos físicos e certificava que aquela reprodução correspondia ao que estava no processo.
Isso tinha lógica.
O processo estava fisicamente ali. A conferência era feita entre papel e papel. A autenticação era uma forma de transportar a confiança daquele processo físico para uma cópia.
Só que o processo físico acabou para a imensa maioria dos casos.
E quando a realidade muda, o raciocínio também precisa mudar.
O que significa autenticar documentos extraídos de processo eletrônico?
No processo eletrônico, a autenticidade não depende de alguém carimbar uma folha impressa.
A reprodução de documento dos autos digitais deve conter elementos que permitam verificar sua autenticidade em endereço eletrônico próprio, conforme a regulamentação do PJe pelo CNJ.
No PJe, por exemplo, documentos extraídos podem ser conferidos pela consulta ao número/código do documento no próprio sistema. O TJMG orienta que, ao receber documento impresso emitido pelo PJe, é possível conferir a autenticidade pela consulta de documentos do processo, digitando o número do código de barras no campo indicado.
Ou seja: não é o carimbo que torna o documento confiável. É a possibilidade de conferência no sistema.
Por isso, não faz sentido algum pedir que “o cartório da vara autentique o processo eletrônico”.
A vara não precisa transformar um processo eletrônico em papel para que ele passe a existir juridicamente. Ele já existe no meio adequado: o digital.
PJe, eproc e o desafio da conferência
Durante muito tempo, em vários tribunais, a conferência de documentos do PJe ficou relativamente intuitiva: o documento vinha com código, e o destinatário podia acessar uma página pública de verificação para comparar o documento recebido com o documento existente no sistema.
Isso ajudava advogados, partes, cartórios, bancos e repartições a verificarem a autenticidade sem retornar à lógica do papel.
Com a chegada e expansão do eproc em diversos tribunais, inclusive em Minas Gerais, essa rotina de conferência tem exigido adaptação. O TJMG informa que o eproc é um sistema de processo judicial eletrônico desenvolvido pelo TRF4 e adotado por tribunais do país.
No eproc, a conferência também deve ser feita dentro da lógica digital.
Para autenticar um documento extraído do eproc para fins de validação e entrega a terceiros, basta verificar o código verificador e a chave do documento no sistema. O próprio arquivo gerado (pdf) contém as marcas de assinatura, que podem ser verificadas a qualquer momento.
Para consultar a autenticidade e validar um documento:
- Acesse o Portal do TJMG.
- Vá até a área dedicada ao eproc do TJMG.
- Selecione a opção “Consulta de Documento por chave“.
- Digite o Número do Processo e a Chave do Documento que constam na assinatura eletrônica do arquivo.
Essa consulta exibirá o documento original armazenado no banco de dados do tribunal, permitindo a comparação exata com a via que você possui. A validação eletrônica de assinaturas e documentos também é detalhada nos canais oficiais do tribunal.
Isso pode ser menos intuitivo para quem estava acostumado com o PJe. Pode exigir orientação e paciência. Pode exigir que bancos, cartórios e repartições atualizem seus procedimentos internos.
Mas a resposta não é voltar ao carimbo. A resposta é aprender o caminho correto de conferência do documento digital.
O problema de exigir o que não existe
Muitas pessoas chegam ao escritório angustiadas porque alguém recusou um documento digital e pediu “o original autenticado”.
Mas, em muitos casos, o documento já é original, ou já é verificável, ou já tem assinatura eletrônica, ou foi emitido por sistema oficial.
O problema está na exigência, não no documento.
É claro que instituições podem ter procedimentos de segurança. Bancos, cartórios e repartições podem e devem conferir documentos. O que não podem é criar uma exigência impossível ou incompatível com a natureza do documento.
Se o documento é digital, o procedimento adequado é conferir sua autenticidade no meio digital.
Se o documento nasceu eletrônico, imprimir e carimbar pode até gerar uma aparência de segurança, mas não necessariamente aumenta a segurança jurídica. Às vezes, faz o contrário: tira o documento do ambiente em que ele poderia ser validado.
Como se posicionar diante de exigências indevidas
Quando alguém disser “precisa autenticar”, pergunte com calma:
1. Vocês querem o documento original ou uma cópia autenticada?
Porque são coisas diferentes.
2. Este documento nasceu físico ou digital?
Se nasceu digital, o original pode ser o arquivo eletrônico.
3. Qual é o meio de conferência aceito pela instituição?
Código verificador? QR Code? Validador de assinatura? Consulta no sistema do tribunal? Certidão atualizada?
4. A exigência está em alguma norma interna ou legal?
Se estiver, peça a indicação. Muitas exigências desaparecem quando precisam ser explicadas.
5. Vocês recusaram o documento por qual motivo específico?
“Porque precisa autenticar” não é motivo específico. É frase pronta.
Essa postura não é grosseria. É cidadania.
Como o seu advogado pode te ajudar
O artigo 425, inciso IV, do Código de Processo Civil prescreve que as cópias reprográficas de peças do próprio processo judicial declaradas autênticas pelo advogado, sob sua responsabilidade pessoal, se não lhes for impugnada a autenticidade.
Então, quando há dificuldade de o destinatário do documento verificar sua autenticidade, eu mesma baixo os documentos ou a totalidade do processo e assino aquele arquivo como um todo, trazendo ali a confiabilidade de que fui eu que fiz o download dos documentos diretamente de um processo sob minha responsabilidade no PJe ou no eproc.
De fato, quando fazemos o download de vários documentos do processo, pode ser desafiador autenticar um por um. Daí, o advogado pode fazer valer o Código de Processo Civil em com zelo, usar sua prerrogativa de autenticação.
Conclusão
A digitalização do mundo jurídico não significa que os documentos perderam segurança. Significa que a segurança mudou de lugar.
No processo físico, a confiança estava no papel, no carimbo, na assinatura manual e na conferência presencial.
No processo eletrônico, a confiança está na origem do arquivo, na assinatura eletrônica, no código de verificação, no sistema emissor e na possibilidade de conferir se aquele documento foi ou não alterado.
Por isso, antes de aceitar qualquer exigência, entenda a categoria do documento.
Documento físico não é documento digital. Documento digital não é documento digitalizado. Documento digitalizado não é necessariamente original digital. E autenticar uma cópia em papel não é a mesma coisa que validar a autenticidade de um arquivo eletrônico.
O mundo digital não precisa imitar o papel para ser confiável.
Precisa ser compreendido.
