Assinar um documento já foi uma coisa muito simples.
O documento era impresso, as pessoas pegavam uma caneta e assinavam no final. Quando alguém precisava de mais segurança, levava o papel ao cartório para reconhecer firma.
Hoje, podemos receber um contrato por e-mail, assiná-lo pelo Gov.br, usar um certificado digital, confirmar a assinatura por uma plataforma privada ou simplesmente inserir no arquivo uma imagem da nossa assinatura.
Só que essas coisas não são iguais. Mais importante: cada tipo de assinatura tem uma forma própria de comprovação da autenticidade.
Não adianta colocar no documento a imagem de uma assinatura bonita se não houver meios de demonstrar quem realmente assinou. Também não adianta imprimir um arquivo assinado eletronicamente e acreditar que a assinatura digital foi transportada para o papel.
Para entender o problema, primeiro precisamos saber quais são os tipos de assinatura.
Para que serve uma assinatura?
A assinatura serve para vincular uma pessoa a uma declaração.
Por meio dela, alguém confirma que produziu, conheceu, aprovou ou concordou com o conteúdo de determinado documento.
Por isso, uma assinatura precisa cumprir, em maior ou menor grau, três funções:
- identificar quem assinou;
- demonstrar a manifestação de vontade;
- proteger a integridade do documento.
A integridade é importante porque não basta saber quem assinou. Também precisamos saber o que foi assinado.
Imagine que alguém assine a última página de um contrato e, depois, uma das páginas anteriores seja substituída. A assinatura pode ser verdadeira, mas o conteúdo apresentado pode não ser aquele que a pessoa leu e aceitou.
É por isso que a análise de uma assinatura não se resume à aparência.
Quais são os tipos de assinatura?
Há diferentes formas de assinar um documento. As principais são:
- assinatura manuscrita;
- assinatura digitalizada;
- assinatura eletrônica simples;
- assinatura eletrônica avançada;
- assinatura eletrônica qualificada.
Assinatura manuscrita a gente sabe bem o que é. É a assinatura feita a mão, é o que conhecemos tradicionalmente por assinatura.
Mas assinatura digital/eletrônica ainda é algo nebuloso. Inclusive, é comum que as expressões “assinatura eletrônica” e “assinatura digital” sejam usadas como se fossem exatamente a mesma coisa.
Para facilitar a compreensão, podemos dizer que assinatura eletrônica é uma categoria ampla, que abrange diferentes métodos usados para identificar uma pessoa no ambiente eletrônico.
A legislação brasileira classifica as assinaturas eletrônicas em simples, avançadas e qualificadas. Essa classificação considera, principalmente, o nível de segurança empregado na identificação do signatário e na proteção da integridade do documento. Vamos entender cada uma.
Assinatura manuscrita
A assinatura manuscrita é aquela feita de próprio punho, normalmente com uma caneta, sobre um documento físico. É também chamada de assinatura autógrafa.
Nesse caso, o original do documento está no papel.
A assinatura pode ser examinada visualmente e comparada com outros padrões. Em caso de discussão judicial, pode ser realizada uma perícia grafotécnica para avaliar o traçado e outros elementos da escrita.
Também é possível recorrer ao reconhecimento de firma em um tabelionato de notas.
Como conferir uma assinatura manuscrita?
A assinatura manuscrita pode ser confirmada de diferentes formas.
Em muitos casos, as próprias pessoas envolvidas reconhecem a assinatura e não há qualquer discussão sobre sua autoria.
Quando se pretende aumentar a segurança, pode ser realizado o reconhecimento de firma por semelhança ou por autenticidade.
Reconhecimento de firma por semelhança da assinatura manuscrita
No reconhecimento por semelhança, o tabelionato compara a assinatura existente no documento com o padrão que a pessoa deixou arquivado no cartório.
A pessoa que assinou não precisa comparecer para cada reconhecimento. Outra pessoa pode levar o documento ao tabelionato.
Nesse caso, o cartório afirma que a assinatura apresentada é semelhante àquela existente em seus arquivos.
Reconhecimento de firma por autenticidade da assinatura manuscrita
No reconhecimento por autenticidade, a pessoa é identificada e assina o documento na presença do tabelião ou de um escrevente autorizado.
A segurança é maior porque não há apenas uma comparação gráfica. O tabelionato confirma o comparecimento e a identificação da pessoa que assinou.
O reconhecimento de firma, contudo, não representa uma análise do conteúdo do documento. É importante anotar que o cartório não está afirmando que o contrato é justo, que as informações são verdadeiras ou que o negócio é vantajoso. O reconhecimento se refere à assinatura.
Também não é verdade que todo documento particular precisa ter firma reconhecida para ser válido. A exigência pode decorrer da lei, da natureza do ato, da instituição que receberá o documento ou da necessidade de aumentar a segurança daquela contratação.
Assinatura digitalizada
A assinatura digitalizada é a imagem de uma assinatura manuscrita. Ela pode ser criada de várias formas:
- a pessoa assina uma folha e fotografa;
- a assinatura é escaneada;
- a imagem é recortada de outro documento;
- a pessoa desenha a assinatura na tela;
- uma imagem já salva é inserida no PDF.
Essa imagem pode parecer muito convincente. Mas aparência não é autenticação.
Uma assinatura digitalizada pode ser copiada e inserida em inúmeros documentos sem o conhecimento da pessoa.
Por isso, assinatura digitalizada não é a mesma coisa que assinatura digital.
Como conferir uma assinatura digitalizada?
A assinatura digitalizada, sozinha, não possui um mecanismo técnico capaz de demonstrar quem inseriu a imagem no documento.
Isso não significa que todo documento com uma assinatura digitalizada seja automaticamente inexistente ou inválido.
A autoria pode ser demonstrada por outras provas, como:
- o envio do documento pelo e-mail da própria pessoa;
- mensagens em que ela confirma a assinatura;
- testemunhas;
- atos posteriores de cumprimento do contrato;
- registros mantidos pela plataforma utilizada;
- o reconhecimento expresso do documento.
Mas a imagem, isoladamente, oferece pouca segurança. É por isso que não se deve receber um documento com uma imagem de assinatura e concluir, apenas pela aparência, que ele foi efetivamente assinado por aquela pessoa.
Assinatura eletrônica simples
A assinatura eletrônica simples permite identificar a pessoa que realizou determinado ato eletrônico e associar dados a ela.
Pode envolver, por exemplo:
- login e senha;
- confirmação enviada por e-mail;
- código recebido por mensagem;
- clique em um botão de aceite;
- identificação realizada por uma plataforma;
- combinação de dados cadastrais.
Ela pode ser suficiente para atos de menor risco ou para situações em que as partes concordaram previamente com aquele método. Mas nem todas as assinaturas eletrônicas simples oferecem o mesmo nível de segurança.
Uma plataforma que registra apenas um nome digitado é muito diferente de outra que guarda e-mail, telefone, código de confirmação, endereço de IP, data, horário e histórico completo da operação.
Como conferir uma assinatura eletrônica simples?
A conferência depende da tecnologia utilizada. É preciso examinar os registros produzidos pela plataforma, como:
- relatório de assinaturas;
- trilha de auditoria;
- data e horário;
- e-mail e telefone utilizados;
- código de autenticação;
- endereço de IP;
- informações sobre o dispositivo;
- registros de acesso;
- confirmação de envio e recebimento.
Quanto mais importante for o documento, maior deve ser o cuidado com a identificação de quem assina. Um simples clique pode ser suficiente para confirmar o recebimento de uma comunicação.
Pode não ser suficiente, contudo, para um ato patrimonial relevante, caso não existam outros elementos capazes de demonstrar com segurança a autoria e a manifestação de vontade.
Assinatura eletrônica avançada
A assinatura eletrônica avançada possui mecanismos mais fortes de identificação e proteção.
Ela deve estar associada ao signatário de maneira individualizada, utilizar dados que estejam sob seu controle e permitir a identificação de modificações realizadas no documento depois da assinatura.
A assinatura realizada pelo Gov.br é uma assinatura eletrônica avançada.
Para utilizá-la, é necessário ter uma conta Gov.br com nível de identificação compatível com o serviço. A assinatura não consiste apenas na imagem que aparece no PDF. Existem dados eletrônicos que vinculam a identidade da pessoa ao arquivo assinado.
Como conferir uma assinatura feita pelo Gov.br?
A assinatura deve ser conferida no próprio arquivo eletrônico. O documento pode ser submetido ao VALIDAR, serviço oficial mantido pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.
O sistema verifica as assinaturas encontradas no arquivo e produz um relatório de conformidade. Esse relatório pode informar, entre outros elementos:
- quem é o titular da assinatura;
- qual foi o tipo de assinatura utilizado;
- se o documento foi alterado depois da assinatura;
- qual é o resultado da validação.
A conferência não deve ser feita apenas olhando para a imagem da assinatura no PDF. Na verdade, um documento pode estar validamente assinado mesmo sem apresentar na página um desenho que imite uma assinatura feita à caneta.
A informação visual serve para facilitar a leitura. A assinatura propriamente dita está associada aos dados eletrônicos do arquivo.
Assinatura eletrônica qualificada
A assinatura eletrônica qualificada é realizada com certificado digital emitido dentro da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, a ICP-Brasil. É o caso dos certificados conhecidos como e-CPF e e-CNPJ.
A legislação atribui uma presunção de veracidade, em relação aos signatários, às declarações constantes dos documentos eletrônicos produzidos com certificação ICP-Brasil.
Isso não significa que somente documentos com certificado ICP-Brasil possam ser válidos. A própria legislação admite outros meios de comprovação da autoria e da integridade de documentos eletrônicos, desde que sejam aceitos pelas partes ou pela pessoa a quem o documento for apresentado.
A assinatura qualificada possui, portanto, um nível elevado de segurança e uma presunção jurídica específica. Mas o método adequado sempre dependerá do documento e da finalidade para a qual ele será utilizado.
Como conferir uma assinatura qualificada?
A assinatura com certificado ICP-Brasil também deve ser conferida no arquivo eletrônico. É possível utilizar o VALIDAR para examinar a assinatura e a integridade do documento. O sistema verifica se o certificado utilizado atende aos padrões aplicáveis e se o arquivo sofreu alterações depois da assinatura.
Ainda assim, é importante compreender o alcance da validação.
O sistema identifica o titular do certificado e verifica a integridade técnica do arquivo. Ele não analisa se a pessoa compreendeu o negócio, se sofreu algum vício de vontade ou se o conteúdo do contrato é juridicamente válido. São questões diferentes e precisamos compreender isso.
Autenticidade da assinatura não é validade do documento
Um documento pode ter uma assinatura autêntica e, ainda assim, apresentar outro problema jurídico.
A pessoa pode ter sido induzida a erro. O conteúdo pode contrariar uma norma obrigatória. Pode faltar a participação de alguém. O signatário pode não ter poderes para representar uma empresa. O ato pode exigir escritura pública ou outra formalidade específica.
Portanto, conferir a assinatura é uma providência importante, mas não resolve todas as questões relacionadas à validade do documento.
A autenticidade responde, principalmente, à pergunta: “Quem assinou?”
A integridade responde: “O documento continua igual ao que foi assinado?”
A validade jurídica exige outras perguntas: “O conteúdo é permitido? A pessoa podia praticar esse ato? A forma utilizada é adequada?”
O suporte do documento também importa
Precisamos identificar qual é o suporte do documento. Ele pode existir originalmente em papel ou em meio eletrônico. Aqui no blog já falei sobre os diferentes tipos de documentos.
Um documento físico pode ser digitalizado. Um documento eletrônico pode ser impresso. Mas a cópia não se transforma automaticamente no original.
Quando um documento físico é escaneado, o arquivo registra a aparência do papel. Quando um documento eletrônico é impresso, o papel registra a aparência do arquivo.
Em nenhum dos dois casos todos os elementos do original são necessariamente transportados para a nova versão. Essa diferença é fundamental quando falamos de assinaturas.
A assinatura manuscrita pertence ao papel
Quando alguém assina à caneta, a assinatura está materialmente lançada naquela folha. O original é físico.
Se o documento for escaneado, teremos uma imagem do documento e da assinatura. A digitalização pode ser muito útil para guardar, enviar e apresentar o documento.
Mas a assinatura que aparece no arquivo continua sendo a reprodução de uma assinatura manuscrita. Ela não se transforma em assinatura eletrônica apenas porque passou a aparecer em um PDF.
A assinatura eletrônica pertence ao arquivo
Na assinatura eletrônica, a identificação está associada aos dados do arquivo. É aquele arquivo específico que foi assinado.
Por isso, a validação deve ser feita sobre o documento digital original.
Quando o arquivo é impresso, o papel pode mostrar o nome do signatário, a data, um carimbo visual ou até o desenho de uma assinatura. Mas os dados eletrônicos não são transportados para a folha.
A assinatura eletrônica não pode ser validada apenas pela impressão, salvo quando o documento possui algum mecanismo que permita acessar e conferir o arquivo eletrônico original.
Posso misturar assinatura manuscrita e assinatura eletrônica?
Chegamos, então, ao problema que me levou a escrever esse post.
Imagine a seguinte situação: Ana e Bruno recebem um contrato em PDF. Os dois assinam o arquivo pelo Gov.br. Depois, o documento é enviado para Carla, que não quer ou não consegue utilizar a assinatura eletrônica. Alguém imprime o PDF e pede que Carla assine à caneta. Agora existem três assinaturas no mesmo documento?
Não exatamente. Existem dois documentos. No arquivo eletrônico original, estão as assinaturas eletrônicas de Ana e Bruno. Na folha impressa, está a assinatura manuscrita de Carla e uma representação visual das assinaturas de Ana e Bruno. A assinatura manuscrita de Carla não existe no arquivo eletrônico original. As assinaturas eletrônicas de Ana e Bruno não podem ser tecnicamente validadas apenas pela folha impressa.
Portanto, não existe um único original que contenha as três assinaturas com seus respectivos mecanismos de autenticação.
Mas, Laura, todas as assinaturas aparecem na folha. A aparência até pode dar a impressão de que o documento está completo. No papel, podemos ver os nomes de Ana e Bruno, a informação de que eles assinaram eletronicamente e a assinatura à caneta de Carla.
Contudo, a parte visual da assinatura eletrônica não é a própria assinatura. Ela é apenas uma representação. A assinatura eletrônica está nos dados associados ao arquivo. Depois da impressão, esses dados não estão materialmente no papel.
E se eu escanear o documento depois que Carla assinar? Nesse caso, teremos um terceiro documento. Primeiro havia o arquivo eletrônico assinado por Ana e Bruno. Depois surgiu a impressão assinada à mão por Carla. Por fim, o papel foi digitalizado e transformado em um novo PDF.
Nesse novo arquivo:
- a assinatura de Carla aparece como imagem de uma assinatura manuscrita;
- as informações visuais das assinaturas de Ana e Bruno também aparecem como imagens;
- os dados eletrônicos do arquivo originalmente assinado podem não estar presentes.
Escanear o papel não recria as assinaturas eletrônicas anteriores. A digitalização registra a aparência da folha. Ela não recupera os mecanismos técnicos do primeiro arquivo.
Então é proibido ter assinaturas diferentes no mesmo documento?
É preciso tomar cuidado com a palavra “proibido”.
Não existe uma proibição geral determinando que qualquer documento com modalidades diferentes de assinatura será necessariamente inválido.
Assinaturas eletrônicas de tipos diferentes podem coexistir em um mesmo arquivo quando a plataforma utilizada permite essa combinação e preserva a integridade e a possibilidade de validação de todas elas.
Uma pessoa pode utilizar determinado mecanismo eletrônico e outra pessoa usar um método distinto. O essencial é que:
- todas assinem o mesmo arquivo;
- cada signatário seja adequadamente identificado;
- as assinaturas anteriores sejam preservadas;
- seja possível verificar cada assinatura;
- o método seja admitido para aquele ato.
O problema mais evidente acontece quando se tenta misturar suportes:
- algumas pessoas assinam o arquivo eletrônico;
- o arquivo é impresso;
- outras pessoas assinam o papel;
- todas as assinaturas são tratadas como se estivessem no mesmo original.
Não estão.
Na maior parte das vezes, todas as pessoas realmente concordaram com o documento. O problema aparece depois.
Pode surgir quando alguém:
- nega que assinou;
- afirma que o conteúdo foi alterado;
- precisa apresentar o documento em um cartório;
- tenta registrar um contrato;
- apresenta o documento em um processo;
- precisa cumprir uma exigência bancária;
- quer executar uma obrigação;
- depende do documento para realizar outro negócio.
Nesse momento, será preciso explicar por que algumas assinaturas estão em um arquivo e outra está em uma folha. Também será necessário demonstrar que o texto impresso era exatamente igual ao arquivo anteriormente assinado.
Pode ser possível provar tudo isso? Pode. Mas o objetivo de uma boa documentação é justamente evitar a criação desnecessária de problemas de prova.
Como assinar corretamente um documento físico?
Se o documento será físico, o caminho mais seguro é manter todo o procedimento no papel.
Primeiro, prepare a versão definitiva. Depois, imprima o número necessário de vias e peça que todas as pessoas assinem os mesmos originais físicos. Quando for necessário ou recomendável, providencie o reconhecimento de firma.
Também é importante:
- numerar as páginas;
- evitar espaços em branco;
- rubricar as folhas, quando adequado;
- identificar corretamente os signatários;
- indicar a data;
- guardar os originais físicos.
Depois, o documento pode ser digitalizado para facilitar o envio e o arquivamento. Mas o papel assinado deve ser preservado.
Como assinar corretamente um documento eletrônico?
Se o documento será eletrônico, todas as pessoas devem assinar o mesmo arquivo digital. Para isso:
- prepare a versão final do documento;
- escolha uma plataforma adequada;
- confirme se todos os signatários conseguem utilizar o sistema;
- envie o mesmo arquivo para todas as pessoas;
- espere a conclusão de todas as assinaturas;
- baixe o documento pela função correta da plataforma;
- guarde os relatórios e comprovantes;
- confira as assinaturas.
Não utilize a função “imprimir em PDF” para criar a versão final de um documento assinado eletronicamente. Essa operação pode gerar um novo arquivo sem os dados necessários para a validação das assinaturas.
Guardar apenas uma versão impressa também não é suficiente. O arquivo eletrônico original é o documento que deve ser preservado.
E se uma pessoa não conseguir assinar eletronicamente?
Essa questão deve ser resolvida antes de alguém assinar. Verifique se a pessoa pode:
- criar ou elevar o nível de sua conta Gov.br;
- utilizar outra plataforma eletrônica;
- assinar com certificado digital;
- realizar o ato por meio de uma solução notarial eletrônica;
- receber auxílio técnico para completar a assinatura.
Também é preciso verificar se o sistema escolhido aceita métodos diferentes dentro do mesmo fluxo eletrônico.
Quando não existir uma solução adequada, pode ser mais seguro abandonar o procedimento digital e preparar um novo documento para que todos assinem fisicamente.
Recomeçar parece trabalhoso. Mas costuma ser muito menos trabalhoso do que descobrir, no futuro, que não existe uma única versão do documento assinada por todos.
O que fazer se as assinaturas já foram misturadas?
Primeiro: não descarte nada. Guarde:
- o arquivo eletrônico originalmente assinado;
- os relatórios de validação;
- os e-mails de envio;
- as mensagens trocadas;
- o documento físico com a assinatura manuscrita;
- a digitalização da versão final, se houver.
Depois, será necessário analisar:
- a finalidade do documento;
- a importância econômica ou jurídica do ato;
- a existência de alguma formalidade obrigatória;
- a possibilidade de todas as pessoas confirmarem novamente sua vontade;
- a forma como as assinaturas eletrônicas foram produzidas;
- a identidade entre as versões física e digital;
- a possibilidade de refazer o documento.
Em algumas situações, o conjunto das provas pode ser suficiente para demonstrar o acordo entre as pessoas. Em outras, será necessário colher novamente todas as assinaturas. Quanto mais importante for o ato, menos recomendável é depender de uma coleção de documentos diferentes para provar uma única manifestação de vontade.
Conclusão
Não existe apenas um tipo de assinatura. Cada tipo de assinatura tem sua própria lógica.
Por isso, antes de decidir como cada pessoa assinará, é preciso responder a uma pergunta anterior: qual será o original do documento: o papel ou o arquivo eletrônico?
Se a escolha for pelo papel, todos devem assinar o documento físico. Se a escolha for pelo meio eletrônico, todos devem assinar o mesmo arquivo, por métodos compatíveis e verificáveis.
O que não se deve fazer é colher algumas assinaturas no arquivo, imprimir o documento, colher outras assinaturas no papel e fingir que surgiu um único original. Não surgiu.
A melhor assinatura não é a mais bonita nem a mais moderna. É aquela que permite demonstrar, com segurança, quem assinou e exatamente o que foi assinado.
E isso importa muito para o Direito de Família e das Sucessões: acordos assinados com segurança, atendimento das exigências do Poder Judiciário e dos cartórios. Saber a diferença entre documentos e assinaturas é essencial.
